Microsoft Excel

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Настройка и совместное использование автозамены в Excel

Большинство пользователей сталкиваются с функцией автоматической замены в Excel зачастую случайно. Например, если вы вводите (с) в ячейку, Excel автоматически «исправляет» выражение, подставляя символ авторского права ©. Excel также исправляет некоторые орфографические и наиболее распространенные ошибки, например начало слова двумя одинаковыми буквами в верхнем регистре.

Чтобы отменить автозамену, нажмите Ctrl+Z при вводе информации в ячейку. Например, если вам нужно ввести (с), а не символ авторского права, наберите пробел после (с). Excel сделает автоисправление, но вы можете отменить его, нажав Ctrl+Z. Если нажать Ctri+Z после внесения записи в ячейку, то все содержимое ячейки будет удалено.

К счастью, автозамена легко настраивается, и вы можете полностью отключить ее, если найдете эту функцию раздражающей. Стоит потратить немного времени на настройку автозамены таким образом, чтобы она работала, как надо именно вам.

На рис. 42.1 показано диалоговое окно Автозамена. Для того чтобы его открыть, выберите Файл ► Параметры. Перейдите в раздел Правописание, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены. Можете также просто нажать Alt+TA.

Рис. 42.1. Используйте диалоговое окно Автозамена, чтобы настроить параметры автозамены Excel

Чтобы добавить правило автозамены, введите ошибочный текст в поле заменять (например, msft ) и текст, которым он будет заменяться, в поле на (например, Microsoft Corporation ). Для удаления существующего правила найдите его в списке и нажмите кнопку Удалить.

Excel 2010 предоставляет новую возможность: автозамена математическими символами. Эта функция позволяет определять правила для использования в Редакторе формул (доступен при выборе Вставка ► Символы ► Формула). Просмотрите или отрегулируйте настройки на вкладке Автозамена математическими символами диалогового окна Автозамена.

Пары значений (правила), которые вы создаете в Excel, используются в других приложениях Microsoft Office (и наоборот). Краткие определения хранятся в файле с расширением *.acl. Его точное название зависит от языковой версии Office.

Если вы используете английскую (США) версию Office, то файл называется mso1033.acl (MS00127.ACL — для русской версии). Расположение также меняется, так что вам необходимо поискать файл на жестком диске.

Если вы создаете некоторые пользовательские правила автозамены, которыми хотите поделиться с коллегой, то просто сделайте копию файла *.acl и поместите ее в каталог коллеги. Имейте в виду, что замена файлов *.acl уничтожает пользовательские правила автозамены, которые ваши коллеги могли создать. Вы никак не сможете объединить два ACL-файла.

Функция автозамены в Microsoft Excel

При наборе текста в различных документах можно совершить опечатку или допустить ошибку по незнанию. Кроме того, некоторые знаки на клавиатуре просто отсутствуют, а как включаются спецсимволы, и как ими пользоваться, не каждый знает. Поэтому, пользователи заменяют подобные знаки наиболее очевидными, по их мнению, аналогами. Например, вместо «©» пишут «(с)», а вместо «€» — (e). К счастью, в Microsoft Excel имеется функция автозамены, которая автоматически заменяет вышеописанные примеры на правильные соответствия, а также исправляет наиболее распространенные ошибки и опечатки.

Принципы работы автозамены

В памяти программы Эксель хранятся самые распространенные ошибки в написании слов. Каждому такому слову подобрано правильное соответствие. Если пользователь вводит неправильный вариант, вследствие опечатки или ошибки, то он автоматически заменяется приложением на верный. В этом и состоит основная суть автозамены.

К основным ошибкам, которые устраняет данная функция, относятся следующие: начало предложения со строчной буквы, две прописные буквы в слове подряд, неправильная раскладка Caps Lock, целый ряд других типичных опечаток и ошибок.

Отключение и включение автозамены

Нужно отметить, что по умолчанию автозамена всегда включена. Поэтому, если вы постоянно или временно не нуждаетесь в данной функции, то её нужно принудительно отключить. Например, это может быть вызвано тем, что вам часто приходится умышленно писать слова с ошибками, или указывать символы, которые помечены Excel, как ошибочные, а автозамена регулярно исправляет их. Если вы измените символ, исправленный автозаменой, на тот, который вам нужен, то повторно автозамена исправлять его не будет. Но, если таких вводимых вами данных много, то прописывая их дважды, вы теряете время. В этом случае лучше временно отключить автозамену вообще.

    Переходим во вкладку «Файл»;

Выбираем раздел «Параметры».

Кликаем по кнопке «Параметры автозамены».

  • В открывшемся окне параметров ищем пункт «Заменять при вводе». Снимаем с него галочку и жмем на кнопку «OK».
  • Для того, чтобы опять включить автозамену, соответственно, устанавливаем галочку обратно и снова жмем на кнопку «OK».

    Проблема с автозаменой даты

    Бывают случаи, когда пользователь вводит число с точками, а оно автоматически исправляется на дату, хотя это ему не нужно. В этом случае, совсем не обязательно полностью отключать автозамену. Чтобы исправить это, выделяем область ячеек, в которой собираемся писать цифры с точками. Во вкладке «Главная» ищем блок настроек «Число». В выпадающем списке, расположенном в данном блоке, устанавливаем параметр «Текстовый».

    Теперь числа с точками заменяться на даты не будут.

    Редактирование списка автозамены

    Но, все-таки основная функция этого инструмента не мешать пользователю, а наоборот помогать ему. Кроме перечня выражений, которые предназначены для автозамены по умолчанию, каждый пользователь сам может добавлять собственные варианты.

    1. Открываем знакомое уже нам окно параметров автозамены.
    2. В поле «Заменять» указываем набор символов, который будет восприниматься программой как ошибочный. В поле «На» пишем слово или символ, на которое будет происходить замена. Жмем на кнопку «Добавить».

    Таким образом, можно добавлять в словарь собственные варианты.

    Кроме того, в этом же окне существует вкладка «Автозамена математическими символами». Тут представлен список значений, при вводе заменяемых на математические символы, в том числе на те, которые используются в формулах Excel. Действительно, не каждый пользователь сможет ввести знак α (альфа) на клавиатуре, но каждый сможет ввести значение «alpha», которое автоматически преобразится в нужный символ. По аналогии пишется бета (beta), и другие знаки. В этот же список каждый пользователь может добавить свои собственные соответствия, так же как это было показано в основном словаре.

    Удалить любое соответствие в этом словаре тоже очень просто. Выделяем тот элемент, автозамена которого нам не нужна, и жмем на кнопку «Удалить».

    Удаление будет выполнено моментально.

    Основные параметры

    В основной вкладке параметров автозамены расположены генеральные настройки данной функции. По умолчанию включены следующие функции: исправление двух прописных букв подряд, установка первой буквы в предложении прописной, название дней недели с прописной, исправление случайного нажатия Caps Lock. Но, все эти функции, как и отдельные из них, можно отключить, просто сняв галочки около соответствующих параметров и нажав на кнопку «OK».

    Исключения

    Кроме того, функция автозамены имеет собственный словарь исключений. В нем располагаются те слова и символы, заменять которые не следует, даже если в генеральных настройках включено правило, обозначающее, что данное слово или выражение подлежит замене.

    Для перехода в этот словарь жмем на кнопку «Исключения…».

    Открывается окно исключений. Как видим, в нем имеется две вкладки. В первой из них расположены слова, после которых точка, ещё не означает конец предложения, и то, что следующее слово должно начинаться с прописной буквы. Это, главным образом, различные сокращения (например, «руб.»), или части устойчивых выражений.

    Во второй вкладке располагаются исключения, в которых не нужно заменять две прописные буквы подряд. По умолчанию, единственным словом, которое представлено в данном разделе словаря, является «CCleaner». Но, можно добавлять неограниченное количество других слов и выражений, в качестве исключений автозамены, тем же способом, о котором шла речь выше.

    Читайте также:  Удаление домашней группы в Windows 10

    Как видим, автозамена является очень удобным инструментом, который помогает автоматически исправлять ошибки или опечатки, допущенные при вводе слов, символов или выражений в Экселе. При правильной настройке эта функция станет хорошим помощником, и позволит значительно сэкономить время на проверке и исправлении ошибок.

    Автозамена в Эксель

    Автор: rf-webmaestro · Опубликовано 18.05.2018 · Обновлено 08.02.2019

    Эксель – один из самых лучших современных редакторов для работы с таблицами. В его арсенал входит огромное количество различных функций и возможностей. Но, как правило, большинство пользователей не умеют ими пользоваться, поскольку знают о них очень мало. В данной статье мы расскажем про автозамену в программе Excel.

    Настройка автозамены

    Для того чтобы отредактировать эту функцию, вам необходимо сделать следующие действия.

    1. Перейдите на вкладку «Файл».

    1. Откройте раздел «Параметры».

    1. Перейдите в категорию «Правописание».
    2. Нажмите на кнопку «Параметры автозамены».

    После этого откроется окно, в котором вы сможете внести нужные изменения. Рассмотрим каждую вкладку более детально.

    Автозамена

    На этой вкладке вы сможете включить или отключить следующие функции:

    • исправление двух прописных букв в начале слова;
    • автоматическая замена первых букв на заглавные;
    • вывод наименований дней недели с большой буквы;
    • корректировка ввода из-за случайно нажатой клавиши Caps Lock ;
    • активация функции замены указанных выражений.

    Обратите внимание на то, что для первых двух функций можно настроить различные исключения.

    Нажав на эту кнопку, вы увидите окно, в котором можно будет добавить или удалить разные варианты замены первой или двух прописных букв.

    Список замены при вводе

    Здесь вы сможете добавить или удалить любое нужное вам значение. Например, можно настроить изменение сочетания кавычки или скобки с какой-нибудь буквой или словом на любой нужный вам символ.

    Для этого достаточно сделать следующее:

    1. Введите нужную комбинацию.
    2. Укажите результат замены.
    3. Нажмите на кнопку «Добавить».
    4. Теперь после этого каждый раз при вводе исходного сочетания символов будет происходить замена на целое слово.

    Подобные функции используются обычно в тех случаях, когда приходится регулярно работать с каким-нибудь текстом, в котором необходимо употреблять часто повторяющиеся слова. Благодаря этой возможности происходит ускорение процесса набора данных. Тот же принцип используется и в редакторе Word.

    Автоформат при вводе

    Здесь вы сможете настроить:

    • замену сетевых и интернет-адресов на гиперссылки;
    • добавление новых строк и столбцов;
    • создание вычисляемого столбца с автоматическим заполнением формулой.

    Если какая-то функция вам не нравится или в ней нет необходимости, вы всегда можете её отменить. Для этого достаточно убрать галочку возле этого пункта.

    Автозамена математическими символами

    Иногда бывают ситуации, когда нужно вбить какой-нибудь символ, который отсутствует на клавиатуре. Особенно часто такая проблема встречается в математике и других смежных областях.

    Для того чтобы настроить подобную замену, от вас требуется несколько простых действий:

    1. Укажите исходное слово. Как правило, оно начинается с символа бэкслеш «».
    2. Введите нужный результат.
    3. Нажмите на кнопку «Добавить».
    4. Для сохранения настроек нужно будет кликнуть на кнопку «OK».

    Подобным способом можно настроить изменение любых сочетаний на что угодно. Данный инструмент создан для облегчения работы с одинаковыми словами. Благодаря этому вам не придется делать поиск нужного символа в Ворде, чтобы потом его вставить в Эксель, поскольку всё и так уже находится здесь.

    Проблемы с изменением чисел на дату

    Также у большинства пользователей иногда возникают проблемы с вводом дробных чисел, поскольку Excel по умолчанию пытается перевести их в какой-нибудь формат даты или времени. Происходит это следующим образом.

    1. Попробуйте ввести какое-нибудь число с точкой. Например, «1.1».

    1. Нажмите на клавишу Enter .
    2. В итоге вы увидите, что в ячейке число «1.1» изменилось на «01.янв».

    Обратите внимание на то, что, если бы вы написали не «1.1», а «1,1», то ничего бы не произошло. То есть запятая по умолчанию служит для указания дробных чисел. А «точка» – нет.

    Если вам нужно вводить большое количество различных данных и вы часто ошибаетесь при вводе (вместо запятой ставите точку), то лучше всего будет настроить формат данной ячейки. Те же самые действия можно будет сделать для всей таблицы целиком. Просто вначале нужно будет выделить необходимый диапазон данных.

    1. Первым делом делаем активной какую-нибудь клетку.
    2. Затем кликаем по ней.
    3. После этого выбираем пункт «Формат ячеек».

    Либо просто нажмите на горячие клавиши Ctrl + 1 . В обоих случаях результат будет одинаковый.

    1. В появившемся окне нужно указать либо числовой, либо текстовый формат. То есть ваше значение может быть цифрой или обычной строчкой. В этом случае автозамена на дату происходить не будет.
    2. Для сохранения изменений нажмите на кнопку «OK».

    1. Попробуйте еще раз ввести какое-нибудь числовое значение с использованием точки. Вы увидите, что никаких изменений не произойдет.

    Подобные хитрости можно использовать только в том случае, если нет определенного условия для ввода данных. Иногда бывают жесткие ограничения при указании дробных чисел. То есть в некоторых ситуациях запрещается использовать в рамках одной таблицы оба способа разделения чисел.

    Отличие версий Excel

    Описанные выше инструкции подходят только для современных программ 2007, 2010, 2013 и 2016 годов. В старом редакторе 2003 года процесс настройки автозамены происходит немного иначе. Более того, даже нужные разделы меню находятся совсем в другом месте.

    1. Нажмите на меню «Сервис».
    2. Выберите пункт «Параметры».

    1. Перейдите на вкладку «Орфография».

    1. Здесь вы сможете настроить:
      • пропуск слов из заглавных букв;
      • пропуск слов, в состав которых входят цифры;
      • пропуск различных ссылок.

    1. Для редактирования автозамены нужно кликнуть на соответствующую кнопку.

    1. После этого вы увидите уже знакомое окно. Но на этот раз вы не увидите вкладки для настройки математических символов. Здесь все подобные автозамены настраиваются в одном и том же месте.

    Заключение

    В этой статье мы рассказали, какими способами можно настроить автозамену в редакторе Excel. Так же показали, как нужно менять формат ячеек. Если у вас что-то не получается, возможно, вы допустили опечатку во время добавления значений в таблицу «Заменять при вводе». Если вбить хотя бы один неправильный символ, никакая замена происходить не будет. Будьте очень внимательны.

    Видеоинструкция

    Если у вас всё равно ничего не выходит, можете попробовать посмотреть этот видеоролик. В нем вы сможете увидеть дополнительные замечания к инструкции. Возможно, благодаря ей вы сможете исправить свою проблему.

    Функции автозамены в Excel

    Используйте это диалоговое окно, чтобы отключать или включать любые функции автозамены или автоформатирования в Excel.

    В диалоговом окне “Автозамена” содержится четыре вкладки. Чтобы быстро перейти к нужным сведениям, щелкните ниже название, соответствующее вкладке, по которой требуется справка.

    Автозамена

    С помощью функции автозамены можно исправлять опечатки и неверное использование заглавных букв в словах, а также вставлять символы и другие фрагменты текста. По умолчанию она использует список типичных ошибок и символов, который можно изменить с учетом особенностей ваших документов.

    По умолчанию в Excel настроено автоматическое исправление некоторых распространенных ошибок ввода. Используйте параметры этого диалогового окна, чтобы отключить или изменить любые элементы.

    Если вам не нравится кнопка “Параметры автозамены” , появляющаяся при вводе текста, ее можно отключить с помощью этого диалогового окна. Для этого снимите флажок Показать кнопки возможностей автозамены.

    Ниже указаны действия, которые можно выполнить на этой вкладке диалогового окна. Щелкните заголовок ниже, чтобы развернуть его и просмотреть инструкции.

    Читайте также:  Форматирование жесткого диска через BIOS

    Вы можете выбирать различные варианты автоматического исправления слов с прописными буквами на вкладке Автозамена.

    Установите или снимите флажки, указанные ниже.

    Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова

    Делать первые буквы предложений прописными

    Писать названия дней с прописной буквы

    Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK

    Можно определить исключения для нескольких правил употребления прописных букв. Заданные исключения являются общими для всех приложений Office, поддерживающих эту возможность, — любые изменения в этом списке, сделанные в одном приложении, будут отражены и в других.

    На вкладке Автозамена нажмите кнопку Исключения и выполните одно из действий, описанных ниже.

    Если установлен флажок Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова и требуется, чтобы функция автозамены не исправляла слово, содержащее смешанные прописные и строчные буквы, откройте вкладку ДВе ПРописные.

    Чтобы внести слово в список исключений, введите его в поле и нажмите кнопку Добавить. Чтобы удалить слово, выделите слово и нажмите кнопку Удалить.

    Если установлен флажок Делать первые буквы предложений прописными и требуется, чтобы функция автозамены не вставляла прописную букву в начале слова, введенного после определенного сокращения, откройте вкладку Первая буква.

    Чтобы внести слово в список исключений, введите его в поле и нажмите кнопку Добавить. Чтобы удалить слово, выделите слово и нажмите кнопку Удалить.

    Примечание: В некоторых приложениях Office также можно установить или снять флажок Автоматически добавлять слова в список. Этот параметр действует при редактировании файла или элемента. Если функция автозамены совершит нежелательное исправление, его можно отменить, нажав сочетание клавиш CTRL+Z. Если флажок Автоматически добавлять слова в список установлен, отмененные нежелательные исправления добавляются в список исключений.

    Функция автозамены работает на применении двух параллельных списков слов. Первое слово — это то, которое вводит пользователь, а второе — слово или фраза, которое программа вставляет для замены этого слова.

    Список автозамены является общим для всех приложений Microsoft Office, поддерживающих эту функцию. Это означает, что добавление или удаление слова в списке одного приложения Office отражается и на всех остальных приложениях набора.

    Вы можете добавить несколько записей, которые будут приводить к замене на один и тот же текст в разделе “на”. Например, можно настроить замену “болшой”, “боольшой” и “большй” на “большой”. Просто добавьте отдельную запись для каждого из этих изменений.

    Важно: Если вам кажется, что функция автозамены не работает, проверьте, установлен ли на вкладке Автозамена флажок Заменять при вводе.

    Добавление записи в список автозамены, ее изменение или удаление

    Чтобы добавить запись, выполните такие действия:

    На вкладке Автозамена в поле заменять введите слово или фразу, в которых вы часто допускаете ошибки, — например обычон .

    В поле на введите правильное написание слова, — например обычно .

    Нажмите кнопку Добавить.

    Чтобы изменить текст замены в записи, выберите ее из списка и введите новый текст в поле на.

    Чтобы удалить запись, выберите ее в списке и нажмите Удалить.

    Примечание: Список Исключения содержит слова, которые идентифицируются средством проверки орфографии как содержащие ошибки, но не должны заменяться автоматически. Если слово заменяется автоматически и вы убедились в том, что оно отсутствует в списке автозамены, добавьте это слово в список Исключения, чтобы в дальнейшем такое не повторялось.

    Чтобы запретить все автоматические изменения и исправления, вносимые автозаменой, выполните в этом диалоговом окне указанные ниже действия.

    Снимите все флажки в верхней части вкладки, чтобы отключить все автоматические изменения прописных букв.

    Снимите флажок Заменять при вводе, чтобы отключить все автоматические исправления текста.

    Совет: Если в Office произошла автозамена слова, которое вы не хотели менять, просто щелкните Отменить или нажмите клавиши CTRL+Z на клавиатуре, чтобы отменить изменение.

    Чтобы быстро вставлять символ, не используя меню, назначьте ему клавишу или текст. Это особенно удобно, если вам часто приходится вставлять определенный символ и вы не хотите каждый раз нажимать кнопку Символы на ленте.

    Необходимо один раз вставить символ, скопировать его, а затем добавить правило автозамены. После выполнения действия 8 вы можете удалить символ, вставленный для создания правила, поэтому неважно, куда вы его вставите.

    На вкладке Вставка нажмите кнопку Символ и выберите Другие символы.

    Прокрутите список вниз и дважды щелкните символ, который вы хотите вставить в документ. Закройте диалоговое окно “Символ”.

    Совет: Чаще всего используются символы из наборов шрифтов Wingdings. Чтобы ускорить поиск, в диалоговом окне “Символ” выберите шрифт Wingdings.

    Выделите вставленный символ в книге и нажмите кнопку Копировать на вкладке Главная (или нажмите клавиши CTRL+C).

    Выберите Файл > Параметры > Правописание > Параметры автозамены.

    Щелкните поле на и нажмите клавиши CTRL+V, чтобы вставить скопированный символ в поле.

    В поле заменять введите слово или фразу, которые нужно связать с символом, например флажок1 .

    Нажмите кнопки Добавить и ОК.

    Когда вы захотите использовать символ флажка, введите слово, которое вы указали в действии 7.

    Совет: Если вставляется не тот символ, который нужно, попробуйте выделить его и поменять шрифт на Wingdings.

    Автоформат при вводе

    По умолчанию в Excel осуществляется некоторое автоматическое форматирование при вводе, например применение формата маркированного или нумерованного списка, если обнаружен ввод списка.

    Используйте это диалоговое окно, если нужно отключить любые из этих параметров автоформатирования. Снимите флажок с любого параметра, который больше не нужно применять.

    Действия

    В Excel доступно одно “действие”, вызываемое щелчком правой кнопки мыши. Чтобы включить это действие, установите флажок Включить дополнительные действия в контекстное меню в этом диалоговом окне.

    Действие Дата позволяет щелчком правой кнопкой мыши по дате в полном формате (включая день, месяц и год) открыть календарь Outlook для этой даты.

    Игнорируйте кнопки Свойства и Другие действия на вкладке Действия. Они не выполняют ничего полезного.

    Автозамена математическими символами

    Чтобы создать формулу с нуля, нажмите клавишу Alt и знак равенства. Для ввода математических знаков появляется заполнитель формулы.

    Для работы в заполнителе формулы в Office есть большое количество сочетаний клавиш, которые можно использовать для вставки математических символов. По умолчанию эти сочетания клавиш для автозамены математическими символами включены.

    Доступны перечисленные ниже действия. Щелкните заголовок ниже, чтобы развернуть его и просмотреть инструкции.

    Автозамена в Excel 2010. Основы использования

    Автор: Леонид Радкевич · Опубликовано 21.12.2013 · Обновлено 06.12.2016

    Благодаря обширному функционалу Excel 2010 можно быстро осуществлять поиск любого значения (цифры) или фразы (текста) в любом рабочем листе программы, что существенно упрощает правку документа, анализ имеющейся информации или даже разработку нового документа с использованием старого шаблона.

    Перед началом поиска необходимо выделить диапазон тех ячеек, в которых может находиться искомое, поскольку иначе программа будет проверять весь лист целиком. Также, при необходимости, можно выделить сразу несколько рабочих листов, что позволит искать значения даже в них. Более того, если возникнет необходимость провести поиск можно даже по всей книге сразу.

    В качестве образца для поиска могут использовать не только обычные буквы или цифры, но даже специальные символы. Кроме того, можно применять особые подстановочные символы, что также облегчает поиск.

    Например:

    • «?» (без кавычек) позволяет обозначить любой одиночный неизвестный символ;
    • «*» дает возможность обозначить любое количество неизвестных символов;
    • «

    » дает возможность найти символ, указанный перед нею.

    Еще необходимо указывать, необходимо искать точное значение (вплоть до написания заглавных и строчных букв) или необходимо вообще искать встречающееся сочетание символов, даже если они входят в другие слова (если вы ищите текст). Кроме того, Excel 2010 может начать поиск, ориентируясь на заданное значение, как на часть содержимого ячейки или же ее отдельное содержимое. Еще можно использовать функцию поиска по горизонтали (по строкам слева направо) или по вертикали (по столбцам сверху вниз).

    Поиск содержимого

    Открытие окошка поиска происходит следующим образом: вкладка «Правка» — «Найти» (более простой вариант – комбинация «Ctrl + F»).

    В поле «Найти» осталось только указать, что именно мы собираемся искать. Как говорят, «задать образец». После необходимо просто указать «Найти далее». При необходимости можно использовать дополнительные фильтры поиска. В этом случае стоит открыть вкладку «Параметры».

    Важно:

    Если вы укажете «Найти далее», то программа просто выделит ближайшую искомую комбинацию символов и продемонстрирует ее. Но если использовать кнопку «Найти все», то вы увидите не один результат, а целый список, в котором каждый элемент будет оформлен отдельной гиперссылкой, указывающей на ячейку с необходимой информацией. Если при единичном поиске вновь воспользоваться кнопкой «Найти далее», то программа просто перейдет к следующему обнаруженному образцу и так до конца документа.

    Замена образца

    Если необходимо не только найти, но и заменить образец (скажем, неправильно указанную фамилию или бренд), то все тоже делается достаточно легко. Для начала открываем окно поиска стандартным способом и уже там выбираем вкладку «Заменить», или же используем комбинацию кнопок «Ctrl + H». Вы увидите такое окошко:

    Как видите, здесь появилось дополнительное поле «Заменить на». В графу «Найти» вводим образец, который необходимо обнаружить, а в «Заменить на», соответственно, указываем значение, слово или фразу, на которое необходимо заменить обнаруженный объект (или объекты). Как и ранее, можно использовать дополнительные фильтры поиска, активировав кнопку «Параметры».

    Автозамена в Excel 2010 происходит достаточно быстро – необходимо только указать «Заменить все». Впрочем, это стоит использовать только в том случае, если вы твердо уверены в правильности этого действия. Иначе можно использовать следующий режим: «Найти далее» (и так листать, пока не увидите параметр, который необходимо поменять), после чего нажать кнопочку «Заменить». Это позволит подойти к процессу автозамены выборочно.

    Параметры поиска

    Как уже говорилось ранее, во время замены и поиска можно использовать дополнительные фильтры, которые будет учитывать сама программа.

    Функция «Искать» ограничивает область поиска по активному листу, выделенным страницам или разрешает его вести по всей книге.

    «Просматривать» определяет направление поиска по строкам или столбцам.

    Если учитывается последовательность символов, то регистр берется в расчет лишь в том случае, если указан соответствующий флажок. При указывании «Ячейка целиком» объект поиска будет продемонстрирован (или заменен) только в том случае, если кроме него в ячейке таблицы более ничего не будет.

    Чтобы определить категорию элементов, просматриваемых во время поиска, необходимо указать ее в «Области поиска». Это же можно сделать с помощью «Формата» (по умолчанию и в примере он просто не указан), где будут доступны возможности отобрать числовые значения, даты, валюты и прочее. Также там же можно вновь отказаться от использования формата и проводить поиск в обычном режиме «по умолчанию».

    Ищем ошибки

    Excel 2010, как и любые иные офисные программы, поддерживает правку орфографических ошибок. Механизм автозамены в этом случае срабатывает в тот момент, когда вводиться определенная комбинация символов, которая обозначена в словаре «неправильной» и есть указанный «правильный» вариант. Это позволяет избежать пропуска букв или того варианта, когда они были набраны в неправильном порядке. Также запустить такую проверку можно уже и для готового листа, полученного от другого человека.

    Еще такая проверка окажется весьма полезной, чтобы обнаружить ошибки в формулах. А с использованием средств отслеживания зависимости, можно проиллюстрировать связь зависимых ячеек от влияющих используя стрелки. Это даст возможность за считанные минуты выявить серьезную ошибку.

    Автозамена в Excel 2010. Правила

    Необходимо помнить, что автозамена в Excel всегда активна и, если вы не нуждаетесь в этом механизме, его необходимо отключать самостоятельно. Это значит, что в любом новом листе, любой введенный текст будет проверяться и, при несоответствии, правиться.

    Всего существует 2 варианта использования автозамены. Можно самостоятельно включить специальный режим работы данного механизма, установив пользовательские параметры, или же использовать настройки «по умолчанию», когда программа самостоятельно определяет, что необходимо исправить, а что стоит только выделить, как ошибку.

    Отображаются элементы автозамены соответственно алфавиту, что позволяет быстро их обнаружить и, если необходимо, исправить. К тому же любое действие автозамены можно «откатить» назад. Или же, если это было обнаружено слишком поздно, можно просто изменить содержимое ячейки. В этом случае автозамены текста уже не произойдет, хоть система и выделит содержимое, как ошибку.

    Еще данный механизм можно использовать для набора тех фрагментов текста, которые приходиться использовать очень часто. В результате такой набор символов, как «ЮС» система сможет распознать и заменить на «Создал Юрий Сухих», сразу после написания вышеуказанной аббревиатуры.

    Задаем параметры автозамены

    Есть несколько способов выбрать окно параметров автозамены. Но самый простой – вкладка «Рецензирование» — «Правописание». Появится окошко

    Скорее всего, у вас будут другие слова для замены, но нас интересует кнопочка «Параметры». Если нажать на нее, то открывается интересующее нас окошко

    Здесь необходимо зайти в меню «Правописание» (как показано в примере) и нажать кнопочку «Параметры автозамены».

    И здесь можно начинать экспериментировать. Например, если снять галочку с поля «Исправлять ДВе ПРописные буквы», то вторая буква более не будет становиться строчной. Равно как и флажок «Делать первую букву предложения прописной» позволит программе самостоятельно менять строчную букву первого слова нового предложения прописной. Если его снять, то программа просто выделит ошибку, но исправлять ее необходимо будет самостоятельно. Устранение эффекта «CAPS LOCK» исправит ошибки, связанные со случайным нажатием этой клавиши на клавиатуре.

    И самое интересное – «Заменять при вводе». Именно эта команда активирует механизм автозамены и позволяет «на лету» устранять орфографические ошибки, вставлять специальные символы (например, «копирайт») и прочее. Здесь можно указать последовательность символов, которые затем программа должна будет преобразовать во что-то иное. Самое главное – проследить за раскладкой клавиатуры, которая соответствует той, которая использовалась в момент открытия данного окошка. В примере она «русская».

    Редактируем список автозамены

    Если у вас во время работы в Excel 2010 часто возникают одинаковые ошибки (или опечатки), то можно занести их в регистр автозамены вручную, чтобы программа самостоятельно их правила. Для начала необходимо выбрать язык, на котором вы работаете (если он не установлен «по умолчанию»), после необходимо открыть окошко параметров автозамены. Здесь есть строчка, под которой находится две пустые графы. Это «Заменять:» «на:»

    В первом поле («Заменять») укажите необходимый «ошибочный» набор символов. Во втором – то, как должно быть «правильно». Проверьте, все ли соответствует вашим пожеланиям, и добавьте эту комбинацию в словарь (кнопочка «Добавить»).

    Вот и все. Список комбинаций будет дополнен и его в любой момент можно будет найти и, при необходимости, повторно отредактировать. Учитывайте, что список представлен в алфавитном порядке, это существенно ускорит поиск собственных дополнений словаря автозамены.

    Если комбинация полностью неправильная или уже не используется, то ее можно удалить из словаря. Для этого необходимо ее найти, кликнуть на ней мышкой и нажать кнопочку «Удалить».