Настраиваем архивацию писем в Outlook

Настройка архивации outlook за минуту

Настройка архивации outlook за минуту

Добрый день уважаемые читатели и гости блога, продолжаем наше изучение почтовых программ. На своей практике я их видел огромное количество, и могу точно сказать, что лучшим толстым клиентом (это тот, что установлен у вас локально на компьютере) является microsoft outlook, да да именно он, так как кроме него с большим количеством писем, никто стабильно работать не может, так что не пишите мне тандерберд. В прошлый раз мы с вами решили проблему с нерабочим поиском, сегодня же раздерем как в outlook настроить архивацию, поехали.

Архивация outlook, для чего это нужно

Прежде, чем мы разберем сам процесс архивация, я бы хотел вас с ним поближе познакомить. Основным назначением данной функции является отделение старых писем от основного профиля почты (файл ost или pst), так как он имеет ограничения на размер и перенос их в отдельный файл-архив.

Как настроить архивацию outlook

Теперь переходим от теории к практике, я рассмотрю на примере Microsoft Office 2016, но все действия будут в полной мере применимы и для других версий. Открываем программу и переходим в пункт “Файл”

Переходим в параметры

Далее в открывшемся окне вы находите вкладку “Дополнительно”, на ней будет кнопка “Настройка архивации”

Вот основные настройки, позволяющие организовать автоматическую архивацию outlook:

  • Архивировать каждые > количество дней по истечении которых будет запускаться новое задание
  • Архивировать или удалять старые элементы > ниже задаете срок, я поставил 12 месяцев
  • Куда перемещать, по умолчанию это будет файл archive1.pst и будет он лежать рядом с основным файлом почты, но есть возможность и навсегда удалять элементы, для этого выберите соответствующую опцию.

Если зайти в инструменты аутлука в “Параметры почтового ящика”, то там вы сможете обнаружить два интересных пункта:

  • Очистить почтовый ящик
  • Удалять старые элементы

Выбрав пункт “Очистить почтовый ящик” вам будет дана возможность произвести автоархивацию в ручном режиме, не дожидаясь следующего автоматического запуска.

Если выбрать пункт “Удалять старые элементы”, то вы сможете выбрать дату на момент которой сможете запустить процесс архивации папки или папок.

Как видите все настройки очень простые, главное знать и помнить, где они находятся, не забывайте выполнять данную процедуру и держать ваш почтовый ящик в чистоте и рабочем состоянии.

Настраиваем архивацию писем в Outlook

Чем чаще вы принимаете и отправляете письма, тем больше корреспонденции хранится на вашем компьютере. И, конечно же, это приводит к тому, что на диске заканчивается место. Также, это может привести к тому, что Outlook просто перестанет принимать письма. В таких случаях следует следить за размером своего ящика и при необходимости удалять лишние письма.

Однако, чтобы освободить место, не обязательно удалять все письма. Наиболее важные можно просто заархивировать. Как это сделать мы разберем в этой инструкции.

Всего же в Outlook предусмотрено два способа архивации почты. Первый это автоматический и второй – ручной.

Автоматическая архивация писем

Начнем с самого удобного способа – это автоматическая архивация почты.

Плюсы этого способа заключаются в том, что Outlook будет сам архивировать письма без вашего участия.

К минусам же можно отнести то, что архивироваться будут все письма и нужные, и не нужные.

Для того, чтобы настроить автоматическую архивацию необходимо в меню «Файл» кликнуть по кнопке «Параметры».

Далее перейти на вкладку «Дополнительно» и в группе «Автоархивация» нажать кнопку «Настройка автоархивации».

Теперь остается задать необходимые настройки. Для этого, устанавливаем флажок «Автоархивация каждые … дней» и здесь же устанавливаем период архивации в днях.

Далее настраиваем параметры по своему усмотрению. Если вы хотите, чтобы Outlook запрашивал подтверждение перед стартом архивации, то установите флажок «Запрос перед автоархивацией», если этого не требуется, тогда снимите флажок и программа будет все делать самостоятельно.

Ниже можно настроить автоматическое удаление старых писем, где вы также можете задать максимальный «возраст» письма. А также определить, что делать со старыми письмами – перемещать их в отдельную папку или же просто удалять их.

Читайте также:  Выбираем карту памяти для видеорегистратора

Как только вы сделали нужные настройки, то можно кликнуть по кнопке «Применить настройки ко всем папкам».

Если же вы хотите сами выбрать папки, которые требуется архивировать, то в этом случае придется заходить в свойства каждой папки и там настраивать автоархивацию.

И наконец, нажимаем кнопку «ОК», чтобы подтвердить сделанные настройки.

Для того, чтобы отменить автоархивацию, достаточно будет снять флажок «Автоархивация каждый … дней».

Ручная архивация писем

Теперь разберем ручной способ архивации.

Этот способ достаточно прост и не требует от пользователей каких-либо дополнительных настроек.

Для того, чтобы отправить письмо в архив, его необходимо выделить в списке писем и нажать на кнопку «Архивировать». Для архивирования группы писем достаточно лишь выделить нужные письма и потом нажать эту же кнопку.

В данном способе также есть свои плюсы и минусы.

К плюсам можно отнести то, что вы сами выбираете какие письма требуют архивации. Ну а минус – это ручное выполнение архивации.

Таким образом, почтовый клиент Outlook предоставляет своим пользователям несколько вариантов создания архива писем. Для больше надежности можно использовать оба. То есть, для начала настроить автоархивацию и затем, по мере надобности отправлять письма в архив самому, а лишние удалять.

Архивация элементов вручную

Размер вашего почтового ящика Outlook достаточно велик, поэтому не следует опасаться того, что в ближайшем будущем вы перестанете получать электронные письма из-за его заполнения. Чтобы предупредить заполнение почтового ящика, старые элементы, которые вы желаете сохранить, можно перенести в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который можно открыть из Outlook в любой момент.

Примечание: Команда ” Архивировать ” и ее функция не отображаются ни в одной учетной записи в профиле Outlook, если вы включаете учетную запись Exchange Server, и ваша организация использует архивацию Microsoft Exchange Server Online. Администратор сети также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы с равным интервалом. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическая архивация старых элементов.

Элементы также можно архивировать вручную в любой момент. В этом случае вы можете определить, какие элементы нужно архивировать, где их хранить и насколько давними они должны быть, чтобы подлежать архивации.

Выполните одну из указанных ниже процедур.

В Outlook 2013: выберите файл > сведения > средства очистки > Архивировать.

В Outlook 2016: выберите пункты Файл > Сведения > Инструменты > Удалять старые элементы.

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите папку, которую необходимо архивировать.

Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

Можно создать несколько PST-файлов, если нужно архивировать некоторые папки, используя другие параметры. Например, элементы в папке “Отправленные” может потребоваться хранить дольше, чем элементы в папке “Входящие”.

Чтобы архивировать отдельные элементы, которые исключены из автоматической архивации, установите флажок Включить элементы с флажком “Не автоархивировать”. При этом исключение из автоархивации для таких элементов отменено не будет, а действие флажка Не автоархивировать будет отменено только для этого архива.

Отключение автоархивации

Чтобы выполнять архивацию только вручную, необходимо отключить автоархивацию.

Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.

Поддержка Office 2010 скоро прекращается

Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

По умолчанию старые элементы Outlook автоматически архивируются в обычное время. Дополнительные сведения об автоархивации можно найти в статье использование автоархивации для резервного копирования и удаления элементов.

Кроме того, вы можете вручную архивировать и архивировать элементы в дополнение к автоархивации и замене. Ручная архивация обеспечивает гибкие возможности и позволяет указать, какие папки включаются в архив, и какой архивный файл данных Outlook (PST) используется.

Читайте также:  Использование программы DAEMON Tools

Чтобы вручную архивировать элементы Outlook, выполните указанные ниже действия.

Перейдите на вкладку Файл.

Нажмите инструменты очистки.

Нажмите кнопку Архивировать.

Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки , а затем щелкните папку, которую вы хотите архивировать. В этот ручной Архив входит любая подпапка выбранного вами папки.

Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

Если вы не хотите использовать файл по умолчанию или расположение, в разделе архивный файлнажмите кнопку Обзор , чтобы указать новый файл или папку. Найдите нужный файл или введите его имя, а затем нажмите кнопку ОК. Расположение конечного файла появится в поле файл архива .

Установите флажок включить элементы с установленным флажком “не автоархивировать” , чтобы включить все элементы, которые могут быть помечены отдельно, чтобы исключить их из автоматической архивации. Этот параметр не удаляет исключение из этих элементов, а не игнорирует флажок ” не Автоархивация ” только для этого архива.

Отключение автоархивации

Если вы хотите архивировать только вручную, необходимо отключить автоархивацию. Выполните указанные ниже действия.

Откройте вкладку Файл.

Выберите пункт Параметры.

На вкладке Дополнительно в группе Автоархивациянажмите кнопку Параметры автоархивации.

Снимите флажок Автоархивация каждые n дней .

Автоархивация включена по умолчанию, автоматически перемещает старые элементы в папку архива через заданные промежутки времени. Однако вы можете вручную архивировать и архивировать элементы в указанном месте.

Примечание: Параметры автоархивации Microsoft Office Outlook 2007 настраиваются. Вместо того чтобы создавать резервные копии и архивировать элементы вручную, возможно, вы обнаружите, что Автоархивация может соответствовать вашим потребностям. Дополнительные сведения можно найти в разделе использование автоархивации для архивации и удаления элементов.

В меню файл выберите команду Архивировать.

Установите флажок Архивировать эту папку и все вложенные папки , а затем укажите дату в разделе Архивировать элементы старше.

В разделе архивный файлнажмите кнопку Обзор , чтобы указать новый файл или расположение, если вы не хотите использовать файл по умолчанию или расположение.

Установите флажок включить элементы с установленным флажком “не автоархивировать” , если вы хотите переопределить предыдущий параметр, чтобы не архивировать определенные элементы автоматически. Если вы захотите архивировать эти элементы вручную во время этой процедуры, эти элементы снова будут подвергаться автоархивации , если только вы не Переопределите этот параметр вручную в будущем.

Нажмите на кнопку ОК.

Примечание: В Outlook автоматически создается еще один файл архива для элементов в папке и указанном месте.

Заметки

Чтобы управлять доступным местом в используемом почтовом ящике, можно перемещать в другое место старые элементы, которые важны, но редко используются. Такой процесс выполняется автоматически с помощью средства автоархивации, но Вы также можете запустить процесс архивирования вручную в любой момент.

Для того, что настроить автоархивацию, Вам необходимо щелкнуть вкладку Файл, затем выбрать Параметры.

На вкладке Дополнительно в группе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.

Параметр Показывать папку архива в списке папок позволит Вам видеть вашу архивную почту.

Параметр Удалять элементы старше [n] [n] переместит из вашего ящика почту старше установленного срока в архив.

Жмем ОК. Наша автоматическая архивация настроена.

Архивацию почты можно выполнять как по расписанию, так и в индивидуальном порядке самим пользователем.

Для того, что запустить процесс архивации, Вам необходимо выбрать вкладку Файл, перейти на Средства очистки и выбрать Архивировать.

В открывшемся диалоговом окне архивации, вы можете выбрать для архивации как всю папку “Входящие”, так и любую другую папку или подпапку. Далее, выбираем дату, до которой Вы хотите заархивировать почту.

По нажатию кнопки ОК начнется процесс архивирования почты.

ПРИМЕЧАНИЕ: После окончания архивации все заархивированные данные будут

доступны только с этого компьютера, через программу Microsoft Outlook в пункте Архивные папки (или Личные папки)

Для настройки автоматической архивации по расписанию необходимо перейти в меню СервисПараметры выбрать вкладку ДополнительноАвтоархивация

Далее в этом пункте необходимо выбрать необходимые настройки аналогично настройкам Outlook 2010

Чтобы запустить архивацию почты вручную Вам необходимо выбрать пункт ФайлАрхивировать

Читайте также:  Разархивация файлов программой WinRAR

Далее по аналогии с описанным процессом для Outlook 2010.

Как архивировать письма в MS Outlook

Так как дисковое пространство на серверах корпоративной электронной почты не безгранично то, как правило, для хранения электронных писем пользователю выделяется определенный лимит памяти. А это значит, что активному пользователю данного сервиса рано или поздно неизбежно придется столкнуться с необходимостью освобождать место для новых писем. Чтобы освободить почтовый ящик, придется либо поудалять старые письма, либо переместить их в другое хранилище, например, на локальный диск, то есть заархивировать их. Удаление писем поштучно вручную дело очень трудозатратное и потребует немало времени. Удалить же все одним махом проще, но велика вероятность потерять что-то важное. Поэтому самым правильным решением в данной ситуации будет конечно же архивирование. Такой вариант будет уместнее еще и потому, что процедуру архивирования можно автоматизировать с выбранными параметрами.

Сообщения с сервера о необходимости освободить место

В одной из наших статей мы показывали, как автоматизировать архивацию писем в почтовом клиенте Mozilla Thunderbird, в этой же расскажем, как архивировать письма в MS Outlook. В последнем это делается проще, так как все необходимые для архивации инструменты уже встроены в почтовый клиент. И сразу отметим, что настройки архивации будут возможны только при пользовании ящиком через программу (почтовый клиент). Если Вы используете для входа в свой почтовый ящик web-браузер, то настроить архивацию на локальный диск не получится и придется освобождать ящик, вручную удаляя ненужные письма.

Web-интерфейс MS Outlook

А теперь наконец перейдем к настройкам архивации в MS Outlook. Открываем программу, переходим во вкладку «Файл» и выбираем из списка пункт «Параметры».

В параметрах выбираем пункт «Дополнительно» и жмем кнопку «Настройка автоархивации».

В открывшемся окошке производим все необходимые настройки по Вашему усмотрению. В нашем примере мы оставили периодичность архивирования по умолчанию – раз в две недели, отметили галочкой пункт «показывать папку архива в списке папок» для того, чтобы была возможность искать старые письма в архиве. И конечно же указали расположение будущего архива. У нас это будет папка Outlook на локальном диске D. Затем можно нажать кнопку «Применить настройки ко всем папкам», чтобы автоматически архивировались все папки в Вашем ящике (входящие, отправленные, удаленные и другие). По окончанию настроек не забываем нажать «ОК», чтобы они сохранились.

Согласно произведенным настройкам следующая архивация запуститься в автоматическом режиме через 14 дней с момента сохранения настроек. Но, так как ящик нам нужно освободить уже сейчас, поэтому посмотрим, как принудительно запустить архивацию писем в выбранную папку на локальном диске. Чтобы это сделать перейдем во вкладку «Файл», выбираем из списка пункт «Сведения» и в разделе «Очистка почтового ящика» находим кнопку «Архивировать».

Нажав ее, выпадет окошко, в котором будет предложено выбрать папку, которую необходимо заархивировать или же сделать архив сразу всех папок, согласно настройкам, которые мы делали на предыдущем шаге. Так же мы можем выбрать дату, письма созданные и полученные до которой следует добавить в архив. При необходимости, на этом шаге мы можем также поменять папку для сохранения архива (путь по умолчанию будет предложен тот, который был указан в настройках).

После того, как письма будут заархивированы, мы увидим объем освободившегося в итоге дискового пространства.

Если этих мер будет недостаточно, можно повторить операцию архивирования, выбрав более близкую дату или прибегнуть к дополнительным средствам очистки почтового ящика. Например, очистить папку «Удаленные».

Надеемся, что предложенные рекомендации Вам пригодятся. Спасибо за внимание.

Похожие статьи:

В одной из предыдущих статей мы рассмотрели возможности добавления подписи к электронным письмам, направляемым из почтового клиента Mozilla Thunderbird. Данная…

Перейти на почтовый клиент Mozilla Thunderbird после MS Outlook не составит особых проблем для пользователя, ведь интерфейсы обеих программ очень…

Всякий раз, при создании нового документа в текстовом редакторе MS Word, программа устанавливает определенные параметры форматирования и представления документа, такие…